Personallister: Mobilbilde av legitimasjon greit som «backup»
Det bekrefter Skattedirektoratet.
Fra 1. januar 2014 må serveringssteder og serveringsenheter i hoteller der servering utgjør mer enn 25 prosent av totalomsetningen, føre en liste over alle som arbeider i virksomheten.
Den bokføringspliktige skal – i henhold til bokføringsforskriftens § 8-5-6 om personallister – sørge for at «pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slik dokumentasjon kan fremvises for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten».
Praktisk reserveløsning
NHO Reiseliv har fått flere spørsmål om den praktiske håndteringen av kravet. Det gjelder blant annet i situasjoner der ansatte glemmer å ta med legitimasjon og arbeidsgiver av ulike grunner ikke oppbevarer de ansattes legitimasjon eller kopi av denne.
Ettersom man sjelden glemmer mobiltelefonen sin, har NHO Reiseliv spurt Skattedirektoratet om det kan godkjennes at de ansatte har lagret bilde av legitimasjonen på mobiltelefonen sin.
Skattedirektoratet har bekreftet at dette kan være en god, praktisk «backup»-løsning på noe som kan være et problem. Ansatte bør imidlertid ha mulighet til å sende bildet til arbeidsgiver, som igjen kan skrive ut bildet på et ark.
Antageligvis mer restriktive ved flere brudd
Merk at Skattedirektoratet sier denne ordningen kan være grei løsning som en «backup». Man må derfor ikke gjennomgående belage seg på mobilbilder av ID for å oppfylle legitimasjonskravet i forskriften.
Det må også antas at Skatteetaten vil være mer restriktive med å godkjenne mobilbilder ved en eventuell kontroll dersom det avdekkes flere brudd på bestemmelsene om å føre og oppbevare personallister.