Personallister

Nye regler for føring av personallister fra 1. januar 2014

Fra 1. januar 2014 krever Skatteetaten daglig føring av personalliste for serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere samt bilverksteder og bilpleiebransjen. Se de nye reglene for føring av personallister her (skatteetaten.no)

Kravet om å føre og oppbevare personalliste omfatter også serveringsdelen på hoteller dersom serveringsomsetningen utgjør mer enn 25 prosent av totalomsetningen.

Formålet med personallistene er å motvirke svart arbeid. Skattekontoret kan ilegge overtredelsesgebyr dersom listen ikke er ført i samsvar med regelverket.

Bedrifter som driver i flere bransjer, og som hovedsakelig har sitt virke utenom de aktuelle bransjene, er fritatt for føring av personalliste, opplyser Skatteetaten.

Systemet med personallister bygger på tilsvarende system i Sverige.

Mobilbilde av legitimasjon er greit som «backup»

Fra 1. januar 2014 må serveringssteder og serveringsenheter i hoteller der servering utgjør mer enn 25 prosent av totalomsetningen, føre en liste over alle som arbeider i virksomheten.

Den bokføringspliktige skal – i henhold til bokføringsforskriftens § 8-5-6 om personallister – sørge for at «pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slik dokumentasjon kan fremvises for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten».

Praktisk reserveløsning

NHO Reiseliv har fått flere spørsmål om den praktiske håndteringen av kravet. Det gjelder blant annet i situasjoner der ansatte glemmer å ta med legitimasjon og arbeidsgiver av ulike grunner ikke oppbevarer de ansattes legitimasjon eller kopi av denne.

Ettersom man sjelden glemmer mobiltelefonen sin, har NHO Reiseliv spurt Skattedirektoratet om det kan godkjennes at de ansatte har lagret bilde av legitimasjonen på mobiltelefonen sin.

Skattedirektoratet har bekreftet at dette kan være en god, praktisk «backup»-løsning på noe som kan være et problem. Ansatte bør imidlertid ha mulighet til å sende bildet til arbeidsgiver, som igjen kan skrive ut bildet på et ark.

Antageligvis mer restriktive ved flere brudd

Merk at Skattedirektoratet sier denne ordningen kan være grei løsning som en «backup». Man må derfor ikke gjennomgående belage seg på mobilbilder av ID for å oppfylle legitimasjonskravet i forskriften.

Det må også antas at Skatteetaten vil være mer restriktive med å godkjenne mobilbilder ved en eventuell kontroll dersom det avdekkes flere brudd på bestemmelsene om å føre og oppbevare personallister.

Se også

• Om personallister (skattetaten.no)
• Lover og regler for drift